Vergaderen zonder het belang uit het oog te verliezen

Geplaatst op: 21 feb 2017 door Redactie

Hoewel een vergadering heel effectief kan zijn wordt het niet altijd positief ontvangen door de deelnemers. Dit betekent voor sommigen namelijk een onderbreking in hun drukke agenda en tijdens hun prioriteiten die dan voor even opzij moeten worden gezet.

Maar wat velen vergeten op dat soort momenten is dat tijdens een meeting juist veel bereikt kan worden, mits je je samen met de anderen aan een paar zaken houdt. In dit artikel een aantal voorbeelden. In de reacties vernemen we graag jouw tips!

Verlies het doel van de meeting niet uit het oog

Is het een brainstorm, een discussie of juist een vergadering waarin besluiten moeten worden genomen? Probeer vast te houden aan het doel van de bijeenkomst, zodat iedereen zo veel mogelijk uit de meeting kan halen. Tijdens een brainstormsessie ga je bijvoorbeeld geen discussies voeren.

Kies een passende locatie

Omdat iedere vergadering een andere invalshoek heeft en hierbij ook inspiratie een grote rol kan spelen is het belangrijk om hierop te anticiperen. Bij een brainstorm wil je graag geprikkeld worden en tot nieuwe ideeën komen. Een vergaderlocatie kan hier een grote invloed op hebben.

Tijd is geld

Bedenk dat een vergadering vaak één uur duurt – en dat dit 12,5% van een standaard werkdag is. Een gebruikelijke meeting neemt dus ruim tien procent van een achturige werkdag in beslag. Reden om een agenda te maken met belangrijke punten is dus geen verkeerd idee.

Ga voor een staande vergadering

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat staand vergaderen zowel gezond als effectief is. Omdat deelnemers aan meetings veelal een zittend beroep uitoefenen is het goed voor de doorbloeding om staand te vergaderen, daarnaast is iemand voor een moment achter zijn of haar computer vandaan. Bewezen is dat staand vergaderen bovendien effectief is, omdat op die manier sneller besluiten worden genomen.

Vraag deelnemers om input

Dit zorgt ervoor dat iedereen alvast nadenkt over de inhoud van de vergadering en waardoor je gemakkelijker een agenda kunt opstellen. Hierdoor verloopt de vergadering georganiseerd.

Geplaatst in: Ondernemen

Geschreven door: Redactie

Plaats een reactie