Na een overlijden komt er veel op nabestaanden af, zeker als het gaat om administratie en zakelijk regelen zoals bij het ondernemen. Vaak blijven er stapels papieren, digitale bestanden en documenten achter. Denk aan belastingpapieren, bankafschriften, verzekeringen, eigendomsbewijzen of belangrijke digitale dossiers. Veel mensen vragen zich af hoe lang je deze administratie moet bewaren en wat verplicht is. Dit blog helpt om overzicht te krijgen in wat je als nabestaande het beste doet met alle papieren na het overlijden van een dierbare.
Verschil tussen particuliere en zakelijke administratie
Er is een duidelijk onderscheid tussen de administratie van iemand met een bedrijf en die van een particulier. Was de overledene zelfstandig ondernemer, dan moet er met strengere regels worden gerekend. Voor administratie die te maken heeft met ondernemen geldt namelijk een bewaartermijn van zeven jaar. Dit betekent dat de boekhouding, facturen en zakelijke stukken zeven jaar veilig moeten blijven. Voor de papieren van iemand zonder bedrijf is de bewaarperiode meestal korter. Particulieren kunnen hun administratie na overlijden meestal na vijf jaar opruimen. Handig om te weten: deze termijn begint te lopen vanaf het moment dat alle zaken rondom de nalatenschap zijn afgehandeld.
Deze papieren moet je langer bewaren
Naast gewone administratie zijn er documenten die je nog veel langer moet bewaren. Dit gaat bijvoorbeeld om een testament, schenkingsacte, koopakte van een huis of andere notariële akten. Dergelijke officiële papieren zijn belangrijk voor toekomstige erfgenamen of als bewijsmateriaal. Een testament blijft levenslang nuttig om bij je te houden. Ook notariële aktes en stukken over erfenissen moet je eigenlijk nooit weggooien. Zelfs na jarenlang bewaren kunnen deze nog van groot belang zijn bij nieuwe vragen of problemen over de erfenis of huisbezit.
Welke papieren kun je sneller wegdoen?
Niet alles hoeft jarenlang bewaard te blijven. Sommige papieren verliezen snel hun waarde. Denk aan oude betaalbewijzen, rekeningen voor kleine aankopen, inloggegevens of verlopen contracten. Bonnetjes voor aankopen gaan meestal maar een paar maanden mee, tenzij het om producten met garantie gaat. Oude agenda’s, tijdschriften, reclamepost en aanbiedingen kun je vaak direct wegdoen. Door grondig te kijken welke papieren echt nodig zijn, houd je meer overzicht en raak je minder snel iets kwijt dat nog wel belangrijk is. Voor de digitale administratie geldt hetzelfde: maak een veilige back-up voordat je iets weggooit.
Hoe bewaar je papieren veilig en overzichtelijk?
Lijsten, goed gelabelde mappen en eventueel een doos met een heldere naam zorgen ervoor dat je administratie sneller kunt terugvinden. Voor digitale administratie kun je mappen maken op de computer met duidelijke namen en datums. Maak eventueel een lijst met wat waar ligt zodat nabestaanden bij zoeken snel kunnen vinden wat nodig is. Doe alle belangrijke originelen in een stevige map of mapje zodat deze niet kwijtraken. Voor omvangrijke administratie van een onderneming kun je kiezen voor een afsluitbare kast of kluis. Zo blijven papieren veilig, overzichtelijk en beschermd tegen brand of waterschade.
Wat als de Belastingdienst of andere instanties vragen stellen?
Vaak denkt men dat alles meteen weggegooid kan worden als de uitvaart eenmaal is geweest. De Belastingdienst kan echter nog tot vijf jaar na overlijden gegevens opvragen over inkomstenbelasting of erfbelasting. Zolang de administratie netjes bewaard is, voorkom je verrassingen. Als er sprake is van ondernemen of een eigen bedrijf, kan de termijn verlengen tot zeven jaar. Bewaar ook de jaaropgaven, contracten en belastingaangiftes zolang als nodig. Heb je twijfels, vraag dan advies aan een notaris of accountant.
Meest gestelde vragen over hoe lang administratie bewaren na overlijden
-
Moet ik digitale bestanden ook bewaren na overlijden van een familielid? Digitale administratie moet je net zo lang bewaren als papieren documenten. Denk aan digitale belastingaangiftes, bankafschriften en correspondentie. Voor zakelijke zaken geldt zeven jaar, voor particuliere administratie minimaal vijf jaar vanaf het regelen van de nalatenschap.
-
Wat gebeurt er met administratie als iemand een bedrijf had? Was de overledene zelfstandig ondernemer, dan moet je de zakelijke administratie zeven jaar bewaren. Pas daarna kun je zakelijke boekhoudingen, facturen en contracten opruimen, tenzij je weet dat bepaalde papieren langer nodig zijn.
-
Kunnen oude polissen of verzekeringen gelijk na overlijden worden opgeruimd? Oude verzekeringspolissen zijn vooral belangrijk totdat zeker is dat alles rondom de uitkering of schade is afgerond. Daarna kun je deze papieren wegdoen, behalve als ze bewijs kunnen leveren in de toekomst. Houd bij twijfel belangrijke stukken langer vast.
-
Is het nodig om de sociale media-accounts of e-mails van de overledene te bewaren? Het is verstandig om e-mails en social media-accounts veilig te stellen tot duidelijk is dat er geen belangrijke informatie meer te vinden is. Sommige accounts kun je verwijderen, maar let op dat je eerst alle relevante berichten en gegevens hebt veiliggesteld.
