Als ondernemer weet je hoe fijn het is om zakelijke kosten af te trekken van de belasting. Maar let op: de fiscus kijkt altijd met je mee. Er is een waslijst aan uitgaven die je beter niet zakelijk kunt opvoeren. Sommige kosten worden helemaal niet geaccepteerd. Terwijl andere maar gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Hier zijn een paar uitgaven waar je voorzichtig mee moet zijn.
Etentjes en representatiekosten
Vroeger kon je als ondernemer nog best veel kosten aftrekken die onder representatie vielen. Zoals lunches en diners met klanten. Maar de fiscus heeft de regels aangescherpt. In de meeste gevallen mag je deze kosten nog maar voor een klein deel aftrekken. Sterker nog, soms mag je helemaal niets aftrekken. Het is echt afhankelijk van de situatie.
Zakelijke etentjes met collega’s, klanten of zakenpartners? Verwacht niet dat je alles terugkrijgt. Slechts 80% van deze kosten is aftrekbaar. En in sommige gevallen is het zelfs helemaal niets wat je mag aftrekken. Dit is vooral als de Belastingdienst vindt dat het meer een privé uitgave is, dan een zakelijk noodzakelijk iets. Dus geniet van je steak en wijn in een goed restaurant, door de zaak betaalt. Maar wees je ervan bewust dat je niet de volledige rekening kunt aftrekken.
Gokken op kosten van de zaak
Een gokje wagen in het casino met je zakelijke pinpas? Ehmmm. Dit is een uitgave die de fiscus absoluut niet als zakelijke kosten accepteert. Zelfs als je het als “entertainment” of “relatiebeheer” bestempelt.
Betaal je per ongeluk een weddenschap of casinobezoek met je zakelijke rekening? Boek dit dan direct als persoonlijke kosten. Alleen als het echt een bedrijfsuitje is, kun je mogelijk een deel opvoeren. Maar dan moet je wel echt met je collega’s naar het casino gaan. Maar let op: dit wordt alsnog gezien als representatiekosten, en deze kosten vallen onder de strenge aftrekregels. Wil je veilig spelen? Betaal je kansspeluitgaven dan gewoon van je privérekening. Ben je toch op zoek naar alternatieven? Dan kun je cruks omzeilen en elders je geluk beproeven, maar voldoe ook in dat geval je casinokosten gewoon vanaf je privé rekening.
Luxe aankopen
Een nieuwe Rolex om indruk te maken op klanten? Een peperdure designertas, omdat je hem tijdens vergaderingen draagt? De Belastingdienst kijkt kritisch naar dit soort uitgaven. Hebben ze geen direct functioneel zakelijk nut? Dan kun je ze niet opvoeren als kosten.
Natuurlijk zijn er uitzonderingen. Als je een kledingzaak runt en een duur merk wilt promoten door het zelf te dragen. In zo’n geval kun je misschien een deel verantwoorden. Maar voor de meeste ondernemers zijn dure horloges, sieraden en luxe accessoires gewoon privé uitgaven. Het zakelijk opvoeren van dit soorten kosten voor de inkomstenbelasting en omzetbelasting, riekt naar fraude.
Sportabonnementen en wellness
Gezondheid is belangrijk. Maar je sportschoolabonnement declareren als zakelijke kosten? Dat gaat niet zomaar. Tenzij je personal trainer bent en de sportschool daadwerkelijk je werkplek is. Maar in alle andere gevallen accepteert de fiscus het niet dat je dit soort kosten opvoert als zakelijke kosten, en daar belastingvoordeel mee wil behalen.
Hetzelfde geldt voor wellnessbehandelingen, massages of yoga-abonnementen. Zelfs als je ze neemt om je stressniveau als drukke ondernemer te verlagen. Dan nog ziet de Belastingdienst dit als privé uitgaven. Wil je fit en ontspannen blijven? Prima! Maar trek het niet af van de belastingen.
Vakanties en privé uitjes
Een zakenreis naar Bali die toevallig samenvalt met je persoonlijke vakantie? De fiscus prikt daar zo doorheen. Natuurlijk kun je reiskosten voor werkbezoeken aftrekken. Maar zodra er sprake is van ontspanning of privégenot, wordt het een ander verhaal.
Als je een conferentie bezoekt in een zonnig oord, houd dan alles goed bij. Overnachtingen en tickets moeten aantoonbaar zakelijke doeleinden hebben. Een extra weekje strand eraan plakken? Dat mag! Maar betaal die kosten uit eigen zak, en voldoe al die kosten bij voorkeur ook vanaf je privérekening. Het scheiden van zakelijke en privé uitgaven is handig en houdt het overzichtelijk.
Cadeaus en donaties
Het klinkt leuk. Een fles champagne voor een goede klant of een donatie aan een goed doel namens je bedrijf. Maar pas op. De Belastingdienst accepteert dit niet zomaar als aftrekpost. Relatiegeschenken zijn slechts beperkt aftrekbaar. En donaties vallen vaak onder privé uitgaven. Tenzij ze aantoonbaar zakelijk relevant zijn. Wil je toch iets schenken? Zorg dan dat het onder promotiekosten valt. Vermijd persoonlijke cadeaus zonder zakelijke context.
Dunne lijn
De scheidslijn tussen zakelijk en privé is soms dun. Natuurlijk wil je als ondernemer het maximale uit je belastingvoordelen halen. Maar de fiscus is scherp en kijkt kritisch mee. Uiteindelijk gaat het om geloofwaardigheid. Kun je écht verantwoorden waarom een bepaalde uitgave zakelijk noodzakelijk is? Zo niet, dan is het slimmer om het gewoon privé te betalen en gedoe met de Belastingdienst te voorkomen. Voorkom ook dat je de schijn tegen hebt, en dat je over de hele linie op het randje opereert. Dit kan bij controles echt in je nadeel uitvallen.
