Wanneer je als werknemer de beschikking hebt over een auto van de zaak is het erg belangrijk om de administratie omtrent de rittenregistratie bij te houden. Wist je dat de Belastingdienst het zelfs verplicht om deze registratie minstens zeven jaar te bewaren? Maar wat houdt zo’n rittenregistratie eigenlijk precies in en aan wie is het om deze te bewaren?
Hoe moet een volledige rittenregistratie er uitzien?
Voor het juist registreren van ritten heeft de Belastingdienst een aantal normen opgesteld. Het volgende moet onder andere vermeld worden:
- Het merk, het type en het kenteken van je auto
- De periode waarin de auto tot je beschikking stond
- En daarnaast moet je voor elke rit het onderstaande vermelden:
– de datum
– de begin- en de eindstand van de kilometerteller
– het vertrek- en het aankomstadres van de heen- en de terugreis
– de route, indien deze niet gebruikelijk is
– de aard van de rit: privé of zakelijk
– de privé omrijdkilometers indien er tijdens een zakelijke rit voor privédoeleinden extra kilometers worden gemaakt.
Wie is waar verantwoordelijk voor?
Wanneer je kiest voor een handmatige administratie moet dit door jou als werknemer zelf op papier worden bijgehouden, maar wanneer de werkgever gebruik maakt van een automatische rittenregistratie wordt dit allemaal door de organisatie geregeld. Het kan ook zo zijn dat er sprake is van een cloud oplossing. Op dat moment is de leverancier van dit systeem verantwoordelijk voor de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.
Een goede ritregistratie is niet voldoende voor de fiscus
Een juiste ritregistratie is natuurlijk erg belangrijk, maar dit alleen is niet voldoende voor de fiscus. Hiernaast moeten er ook een aantal bescheiden worden bewaard die aantonen waarom een rit gereden is. Hierbij kun je onder andere denken aan agenda’s, werkorders en facturen. Alleen de registratierapportage is niet voldoende.
Ben je niet op de hoogte van het soort rittenregistratie binnen jouw organisatie? Ga hier dan zo snel mogelijk achteraan, want je wilt natuurlijk wel weten of je ergens verantwoordelijk voor bent en waarvoor dan!
