Vanaf 1 februari 2014 gaat iedereen in Europa over op IBAN en SEPA. Betalingsverkeer is vanaf die datum alleen nog maar mogelijk via het ‘International Bank Account Number’. Indien u momenteel bedragen incasseert bij uw klanten, heeft u met nog meer wijzigingen te maken. Zowel de doorlopende als eenmalige machtigingen veranderen.
Gevolgen
Door de Europese incasso, ook wel SEPA Direct Debit genoemd, kunt u als bedrijf voortaan niet alleen bij Nederlandse klanten incasseren, maar bij klanten uit heel Europa. Tegelijkertijd wordt de consument beter beschermd door verscherpte regels. Zo bent u als incassant verplicht om meer informatie over de machtiging vast te leggen en duidelijker te communiceren wanneer u gaat incasseren. Daarnaast krijgt uw klant ook bij een eenmalige incasso de mogelijkheid om de incasso terug te draaien. Het is dan ook goed uzelf tijdig hierin te verdiepen.
Wat zijn de verschillen met de Nederlandse incasso?
- U dient een nieuw machtigingsformulier op te stellen, waarbij om andere gegevens gevraagd wordt. Daarnaast dient duidelijk op het machtigingsformulier vermeld te staan dat het om een SEPA-machtiging gaat.
- Naast de NAW-gegevens van de klant heeft u ook het IBAN van uw klant, de datum van ondertekening van het machtigingsformulier en het machtigingskenmerk nodig. Deze gegevens moeten bij elke incasso worden meegegeven.
- Bij een doorlopende machtiging, moet voortaan worden meegegeven of het de eerste keer is dat de doorlopende machtiging gebruikt wordt, of dat er al eerder een succesvolle machtiging is uitgevoerd.
- De verwerkingstijd van incasso’s is ook ruimer geworden; waar eerst één dag verwerkingstijd mogelijk was, geldt nu een minimum van drie dagen. Deze langere verwerkingstijd is nodig om ook banken uit andere landen de mogelijkheid te geven de incasso te controleren en te verwerken.
- Uw klanten krijgen net als bij doorlopende machtigingen nu ook bij eenmalige machtigingen een terugboektermijn van acht weken. Overweeg dus of het aanbieden van eenmalige machtigingen nog verstandig is, of dat u een andere betaalmethode zoals iDEAL moet overwegen.
- Ook dient u de incasso-opdrachten in een ander bestandsformaat aan te leveren dan u gewend bent. In plaats van het CLIEOP-03 bestand, komt het PAIN008 formaat. Uw softwarepakket zal hier tijdig aanpassingen voor moeten doen.
Blijven bestaande machtigingen geldig?
Bestaande doorlopende machtigingen kunt u in de meeste gevallen blijven gebruiken. U dient dan wel uw administratie aan te vullen met de IBAN, BIC en machtigingskenmerken, maar hoeft geen nieuwe machtigingsformulieren te laten ondertekenen. Als datum van ondertekening mag u 01-11-2009 gebruiken.
Wat te doen om voorbereid te zijn?
Om in de toekomst gebruik te kunnen maken van Europese incasso, is een nieuwe incasso-overeenkomst nodig bij uw bank. Niet iedere bank is op dit moment al helemaal voorbereid, maar het is goed vast aan te geven dat u ook in de toekomst gebruik wilt blijven maken van uw incasso overeenkomst. Om aan de extra administratieve verplichtingen te voldoen en de juiste bestandsformaten te kunnen aanleveren bij uw bank, kunt u meer informatie inwinnen bij uw software leverancier.
